Что такое номенклатура в кадрах

Документы по одному вопросу и связанные последовательностью делопроизводства Дело Документы по одному делу, но не связанные последовательностью исполнения указывается разновидность документов Дело Документы об обучении персонала планы, графики, программы и др. Приложения к какому-либо документу Документы к приказам о проведении служебных расследований объяснительные записки, акты и др. Том 1. О переводе. Том 2. Об увольнении.

Кадровик представляет компанию в суде. Рассмотрим каждую графу.

Часть из них может иметь научно-историческое значение, и, следовательно, для какой-то отдельной части дела срок хранения может быть продлен. Конкретные наименования организаций в заголовок дела не включаются, вместо них используются нарицательные слова, обозначающие тип организации: предприятие, компания, общество, администрация и др.

Номенклатура дел отдела кадров

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу.

Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел приказов, договоров, личных карточек и т.

В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.

В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены. В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу.

Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов. Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года. Утверждение номенклатуры дел кадровой службы Номенклатура отдела кадров структурного подразделения фирмы должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений включая кадровую службу. Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры. Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Кадровику нужно будет: окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их; согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива скорее всего, это будет документовед фирмы , а также руководителем кадровой службы; дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует: собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива; согласовать сводную номенклатуру с документоведом; утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур кадровой, иных подразделений, сводной может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ. В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в году, вы можете на нашем портале. Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на год Итоги Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году. Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Что такое номенклатура, ее функции, виды Номенклатура представляет собой справочник или классификатор дел всего предприятия или его подразделений с указанием периода их хранения. Основными нормативными источниками, регулирующими порядок ее ведения, являются: Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения одобрена коллегией Главархива СССР от Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от Постановление Правительства РФ от Приказом Минкультуры России от

Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Обновление: 19 октября г. Номенклатура дел отдела кадров на год Систематизация документооборота является не столько обязанностью организаций утверждение номенклатуры дел обязательно только для государственных организаций , сколько необходимостью, так как большое количество документов предполагает проблемы с их поиском, сохранностью и отслеживанием сроков хранения. Что такое номенклатура дел Госорганизации при систематизации документооборота обязаны руководствоваться Правилами, одобренными решением Коллегии Росархива от Однако частные организации также используют данные Правила при утверждении собственной номенклатуры дел. Содержание номенклатуры дел Номенклатура составляется с учетом видов документов, используемых в делопроизводстве, и утверждается на каждый год в последнем квартале предыдущего года. Данные сведения сообщаются в архивное учреждение. Утверждение номенклатуры дел кадровой службы Так как кадровый отдел является подразделением организации, его номенклатура ведется отдельно, а затем входит в состав сводной номенклатуры дел по всей организации в целом. Уполномоченные лица проставляют на номенклатуре утверждающие подписи.

В каждой из вышеприведенных групп документы размещаем с учетом важности и сроков хранения.

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год

Отдел кадров, как и любой отдел предприятия, должен пользоваться именно этой нормированной формой. Для каждого направления деятельности отдела кадров необходимо предусмотреть должное количество дел, включив их заголовки номенклатуры. Пример Допустим, в задачи кадровой службы входит взаимодействие с учебными заведениями курсами по вопросам подготовки и повышения квалификации персонала. Так, могут создаваться: договоры об обучении; списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации; учебные программы и планы; письма о направлении на учебу.

Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье. Состав кадровой документации Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом Разделы 7 и 8 "Трудовые отношения", "Кадровое обеспечение" могут быть использованы при составлении номенклатуры дел. Все документы условно можно разделить на несколько групп: 1. Локальные нормативные акты: - коллективный договор в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем. Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл.

Помощь: Особенности составления номенклатуры дел кадровой службы

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу. Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел приказов, договоров, личных карточек и т. В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой. В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены. В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год - образец

Помещено в тему: Номенклатура дел В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров. При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован.

Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2018 — 2019 годы

Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников заручившись их письменным согласием на это : кадровой службы или службы делопроизводства секретаря и лиц, замещающих ответственных сотрудников в случае их временного отсутствия. Номенклатуры дел на и годы Для разработки номенклатуры дел на очередной календарный год служба делопроизводства, как известно, использует свой рабочий экземпляр, в который в течение текущего года вносит необходимые изменения и уточнения, конкретизирует заголовки дел, занимает резервные номера, ведет таблицу соответствия индексов дел при изменении структуры организации и т. И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на летний, то более короткие сроки 10 лет, 5 лет, 3 года и т. Например, при наличии сотрудников, принятых на работу в году и ранее, сроки хранения их личных дел и лицевых счетов будут отличаться от сроков в отношении работников, принятых на работу позже. Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до года включительно и подлежащие долговременному свыше 10 лет хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения.

Номенклатура дел: создаем по правилам

Узнайте, как правильно регистрировать и учитывать распорядительные документы, группировать их по категориям и срокам хранения, чтобы избежать путаницы. Подробности и готовые образцы пронумерованных распоряжений — в статье. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников. Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе

Номенклатуры дел структурных подразделений являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков названий дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации. Рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров см. При этом дело с приказами по основной деятельности, как наиболее важными, помещено впереди, несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов 1-е экземпляры находятся в канцелярии. За ним следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале - прием, перевод, увольнение, поощрение работников срок хранения - 75 лет , затем - отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных срок хранения - 3 года.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных